Datenschutz für CommerceCleaner

CommerceCleaner ist ein internes Werkzeug für Kundenanfragen, Bestellzuordnung, Aufgaben sowie Fertigungs- und Versandnachverfolgung. Es wird derzeit nicht als öffentliches SaaS für fremde Unternehmen angeboten. Für die Ausübung Ihrer Rechte benötigen Sie kein CommerceCleaner-Konto.

Wir bearbeiten Anfragen, ordnen sie vorhandenen Bestellungen zu, verfolgen offene Leistungen und Zusagen nach und vermeiden Doppelbearbeitung. Antworten werden zur menschlichen Prüfung vorbereitet. Soweit im einzelnen Fall beauftragt, gehört auch die Moderation von Kommentaren dazu.

Vertragliche Anfragen und vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Handelt eine Person für ein Unternehmen oder geht es um sonstige Serviceanfragen, interne Fallorganisation, Antwortvorbereitung oder sachgerechte Kommentarmoderation, kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur Anwendung. Unser Interesse liegt in verlässlichem Kundenservice und nachvollziehbarer Bearbeitung. Ihre entgegenstehenden Interessen sind zu berücksichtigen.

Soweit konkrete gesetzliche Pflichten bestehen, beruht deren Erfüllung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Das bloße Anschreiben gilt nicht als pauschale Einwilligung in weitere Verarbeitungen.

Zu den fallbezogenen Daten gehören Plattform- und Profilkennungen, Benutzernamen, Nachrichten- und Kommentartexte, Gesprächsbezüge und Zeitangaben. Hinzu kommen von Ihnen mitgeteilte Kontakt- oder Bestellinformationen sowie interne Zuordnungen, Bearbeitungsstände, Aufgaben und Antwortentwürfe.

Quellen sind Ihre direkte Kommunikation, Instagram bzw. Meta Business Suite sowie die eigene E-Mail- und Shop-Korrespondenz, soweit sie für den konkreten Kundenfall benötigt wird. Die technische Berechtigung zum Lesen oder Moderieren belegt keinen bereits erfolgten automatischen Import. Eine Verarbeitung von Anhängen durch die Social-Anbindung wird hier nicht als bestehende Funktion zugesagt.

Eine Nachricht kann mit vorhandener Korrespondenz oder einer Bestellung abgeglichen werden, wenn belastbare Hinweise wie eine Bestellnummer oder passende, bereits vorliegende Kontaktdaten bestehen. Ähnliche Profilnamen allein reichen nicht aus. Unklare Zuordnungen brauchen eine menschliche Prüfung.

Wir beschreiben damit keine pauschale Zusammenführung sämtlicher Social-Profile oder aller Kunden unserer Shops.

Kundenfälle werden ausschließlich durch den Betreiber Baris Bayraktar persönlich bearbeitet. Für Website, sämtliche Online-Shops, geschäftliche Postfächer und die serverseitige Datensicherung nutzen wir IONOS. Die Serversicherung erfolgt täglich mit Acronis über IONOS. Die Verarbeitung durch die hier beschriebenen Plattform-, Mail- und KI-Dienste bleibt davon unberührt.

Shop-Daten können aus unserem Shopsystem stammen. E-Mail-Korrespondenz erhalten wir über unsere geschäftlichen Postfächer. Zur E-Mail-Bearbeitung verwenden wir Outlook auf Desktop und Mobilgeräten. Nach der Beschreibung von Microsoft werden bei der mobilen Outlook-App auch Daten mit Microsoft-Servern synchronisiert. Die lokale CommerceCleaner-Oberfläche bedeutet daher nicht, dass E-Mails ausschließlich auf unserem Computer verarbeitet werden.

Anbieter der eingesetzten KI-Unterstützung ist OpenAI Ireland Limited, Irland (Dienst: ChatGPT). Dabei können fallbezogene Kommunikations- und Bestellinformationen an den Anbieter übermittelt werden. Abschnitt 7 erläutert die internationalen Verarbeitungen und die vom Anbieter beschriebenen Garantien.

Meta betreibt Instagram, Facebook und Meta Business Suite und verarbeitet Plattformdaten auch für eigene Zwecke nach seinen Datenschutzbestimmungen. Meta wird deshalb nicht pauschal als unser Auftragsverarbeiter bezeichnet. Die datenschutzrechtliche Rolle anderer Dienste richtet sich nach deren konkreter Leistung und Vertragsgestaltung.

Zur Sichtung von Kundenanfragen, zur Zuordnung zu Bestellungen und zur Vorbereitung von Antworttexten nutzen wir externe KI-Unterstützung. Dabei können fallbezogene Kommunikations- und Bestellinformationen an den in Abschnitt 5 genannten Anbieter übermittelt werden. Die Verarbeitung ist deshalb nicht auf den lokalen Computer beschränkt. Antwortentwürfe werden vor dem Versand menschlich geprüft und freigegeben.

Eine separate API-Anbindung ist technisch vorbereitet. Ihr Vorhandensein belegt keine aktuelle Nutzung dieses API-Wegs. Die vorgesehenen fallbezogenen Begrenzungen und Redigierungen dieses Adapters gelten nicht automatisch für Texte, Bilder oder Dateien, die im eingesetzten KI-Dienst verwendet werden. Eine vollständige Anonymisierung wird nicht zugesagt.

Die dokumentierte API-Anbindung fordert keine Speicherung des Antwortobjekts zum späteren API-Abruf an. Daraus folgt nicht, dass beim Anbieter keinerlei Daten gespeichert werden. Insbesondere sind Sicherheitsprotokolle, die Aufbewahrung von Chatverläufen und gesonderte Kontoeinstellungen davon zu unterscheiden. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder eine vollständige Null-Aufbewahrung wird nicht zugesagt.

Entwürfe müssen vor einem Versand vom Betreiber geprüft und freigegeben werden. Die KI erteilt keine Freigabe. Es werden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO beschrieben. Eine technische Nachrichtenberechtigung ist kein Nachweis für einen laufenden automatischen Versand.

Bei der Nutzung externer KI-Unterstützung, Outlook Mobil und Meta werden Daten auch außerhalb unseres lokalen Systems verarbeitet. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung sagen wir nicht zu.

Nach der europäischen Datenschutzrichtlinie des in Abschnitt 5 genannten KI-Anbieters werden Daten unter anderem in den USA verarbeitet. Der Anbieter nennt dafür je Zielland Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln. Informationen und Kopien der einschlägigen Garantien können über den unten verlinkten Datenschutzkontakt angefordert werden.

Microsoft beschreibt für seine Dienste internationale Datenverarbeitung, auch in den USA, und nennt unter anderem Standardvertragsklauseln sowie für erfasste Übermittlungen das EU-U.S. Data Privacy Framework. Einzelheiten und Kontaktmöglichkeiten stehen in der Microsoft-Datenschutzerklärung.

Für Instagram und Facebook ist im EWR Meta Platforms Ireland Limited der in der Plattform-Datenschutzrichtlinie benannte Verantwortliche. Meta nennt für die von seiner Zertifizierung erfassten Übermittlungen an Meta Platforms, Inc. in den USA das EU-U.S. Data Privacy Framework. Für andere Übermittlungen beschreibt Meta unter anderem Standardvertragsklauseln. Die einschlägigen Informationen und Kontaktmöglichkeiten sind in Metas Datenschutzrichtlinie abrufbar.

Die vorstehenden Angaben beschreiben die von den Anbietern veröffentlichten Mechanismen. Sie sind keine Zusage einer ausschließlichen EU-Speicherung oder einer gesondert mit uns abgeschlossenen Geschäfts-AVV. Bei Fragen zu einer Verarbeitung Ihrer Daten können Sie sich auch an info@signifer.eu wenden.

Entscheidend sind Zweck, Bearbeitungsstand und konkret anwendbare Aufbewahrungspflichten. Seit dem 12. November 2026 gilt ein vom Betreiber übernommener manueller Ablauf für Datenschutzanfragen. Dies beschreibt eine neue organisatorische Regel, keinen Nachweis bereits durchgeführter oder technisch geprüfter Löschungen. Eine feste universelle Frist oder ein bereits laufender automatischer Löschprozess wird nicht zugesagt. Die folgenden Kriterien sind bei der Prüfung der jeweiligen Daten zu unterscheiden.

Lokale Fälle, Nachrichten, Antwortentwürfe und Historien werden gespeichert und bleiben über einzelne Arbeitssitzungen hinweg erhalten. Auch ältere Arbeits- und Vorherstandskopien können bestehen. Das Deaktivieren eines früheren Entwurfs ist keine Löschung. Diese Bestände sind in die fallbezogene Prüfung einzubeziehen.

• Offene Kundenfälle: Erforderlichkeit für die noch offene Anfrage, Leistung, Zusage oder Klärung. Nach Abschluss verbleibenden Aufbewahrungsbedarf prüfen.
• Geschäftsunterlagen: Nur Unterlagen, für die tatsächlich handels- oder steuerrechtliche Pflichten bzw. andere rechtliche Gründe bestehen, entsprechend der jeweils einschlägigen Frist aufbewahren. Das gilt nicht pauschal für sämtliche Social-Nachrichten.
• Social-Rohdaten: Erforderlichkeit für den konkreten Servicefall und die einschlägigen Plattformbedingungen prüfen. Entfallener Bedarf, Widerruf einer Berechtigung oder eine Löschanfrage sind gesonderte Prüfungsanlässe.
• Arbeitskopien, Zuordnungen und KI-Entwürfe: Eigenständigen Bedarf prüfen. Eine Kopie wird nicht allein durch das Löschen ihrer Quelle entfernt.
• Sicherungskopien: Serverdaten werden täglich mit Acronis über IONOS gesichert. Sicherungs- und Arbeitskopien werden in die persönliche Prüfung von Löschanfragen einbezogen. Ein sofortiges Löschen aus sämtlichen Sicherungen oder eine einheitliche feste Überschreibungsfrist wird nicht zugesagt. Bei einer Wiederherstellung sind bereits umgesetzte Löschungen und Einschränkungen zu berücksichtigen.

Nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine konkrete Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese für die Zukunft widerrufen. Bei Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.

Für Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen können Sie sich an info@signifer.eu oder postalisch an den oben genannten Verantwortlichen wenden. Ein CommerceCleaner-Konto ist nicht erforderlich. Nennen Sie nur die zur Zuordnung nötigen Angaben, zum Beispiel die betroffene Marke, den bisherigen Kontaktweg und den ungefähren Zeitraum. Senden Sie keine Passwörter oder Zugangsschlüssel. Zusätzliche Angaben zur Identität fragen wir nur an, wenn sie im Einzelfall erforderlich und verhältnismäßig sind. Die separate Anleitung zur Datenlöschung erläutert den Ablauf und die Grenzen einer Löschung.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Betreiber in Reutlingen ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg ein erreichbarer Ansprechpartner.